Engagements hors bilan

Le cadre

Le hors bilan désigne les engagements pris ou reçus par l'organisme qui ne figurent ni à l'actif ni au passif. L'expression désigne aussi, par extension, l'état comptable qui en recense une partie, le tableau des engagements reçus et donnés.

Le classement obéit à un principe simple. Un engagement certain constitue une dette, un engagement probable et évaluable de façon fiable donne lieu à une provision, et un engagement qui ne peut pas être évalué de façon fiable est mentionné dans l'annexe.

Ce principe se lit dans les deux sens. L'inscription au seul hors bilan doit être justifiée par l'impossibilité d'évaluer l'engagement, et non par le fait qu'il n'a pas été chiffré.

Le tableau des engagements ne permet pas, à lui seul, d'apprécier la portée de ce qui y figure. La méthode de valorisation retenue, montant notionnel ou valeur de réalisation, doit être précisée dans l'annexe, et l'absence de provision doit y être motivée.

Le recensement

Le recensement ne peut pas reposer sur la seule comptabilité, qui n'enregistre pas ce qui n'a donné lieu à aucun flux. Il suppose une collecte organisée auprès des directions qui souscrivent les engagements, puis une attestation du dirigeant sur le caractère exhaustif de la liste obtenue.

L'emploi des instruments financiers à terme relève du principe de la personne prudente. Le tableau en donne le volume, mais seule l'annexe peut établir qu'ils répondent à un objectif de couverture ou de gestion identifié.

Les engagements de retraite du personnel obéissent à une règle propre. Leur provisionnement constitue la méthode de référence, et lorsqu'il n'est pas retenu, le montant total de l'engagement doit être évalué selon des hypothèses actuarielles explicites et mentionné dans l'annexe.

Les changements de méthode d'évaluation des provisions techniques dont l'effet est étalé dans le temps relèvent également du hors bilan. L'écart entre la provision inscrite au bilan et celle qui résulterait de la nouvelle méthode doit être mentionné tant que l'étalement se poursuit.

• Cautions et garanties données à des filiales, à des organismes partenaires, à des associations, aux dirigeants ou aux salariés.
• Engagements sur titres : souscriptions non encore appelées dans des fonds d'investissement, promesses d'achat ou de vente, clauses de pactes d'actionnaires.
• Engagements immobiliers : acquisitions en état futur d'achèvement, marchés de travaux engagés, promesses portant sur des immeubles ou sur des parts de sociétés immobilières.
• Opérations sur instruments financiers à terme, reçues comme données, avec leur notionnel et leur valeur de réalisation.
• Valeurs remises ou reçues en nantissement, notamment au titre des acceptations et des cessions en réassurance.
• Engagements de retraite et avantages assimilés, engagements de faire et clauses de retour à meilleure fortune.

Les cautions et les garanties données

L'octroi de cautions à titre habituel relève d'une branche d'agrément distincte. Une caution délivrée hors de ce cadre engage l'organisme dans une opération étrangère à son objet social.

Le principe de limitation de l'objet social s'oppose à ce qu'un organisme garantisse les engagements d'un tiers sans lien avec son activité. Les situations de ce type se rencontrent lorsqu'un organisme soutient une structure du même groupe ou du même mouvement.

L'engagement de caution appelle un examen de la situation du bénéficiaire. Une caution donnée au profit d'une structure en difficulté n'est plus un engagement éventuel : elle est un passif probable, qui relève d'une provision.

Les garanties accordées à des filiales suivent la même logique. Leur maintien au seul hors bilan suppose que la filiale soit en mesure de faire face à ses propres engagements, ce qui doit être réapprécié à chaque clôture.

Zones de vigilance

Exhaustivité de la liste

La collecte doit couvrir les directions qui souscrivent les engagements, et pas seulement la comptabilité. Une attestation du dirigeant portant sur l'exhaustivité de la liste donne au recensement une portée qu'un simple tableau n'a pas.

Frontière avec le bilan

Un engagement dont la réalisation devient probable et dont le coût peut être approché relève d'une provision. Le maintien au hors bilan d'un engagement devenu probable est l'erreur la plus fréquente, et la plus difficile à corriger après coup.

Qualité de l'annexe

Le tableau des engagements ne vaut que par ce que l'annexe en dit. La nature de l'engagement, sa durée, sa contrepartie, sa méthode de valorisation et le motif de l'absence de provision doivent y figurer.

Engagements de souscription non appelés

Les engagements pris dans des fonds d'investissement se cumulent d'un exercice à l'autre et sont appelés à l'initiative du gestionnaire. Leur suivi doit permettre de rapprocher à tout moment le montant souscrit, le montant appelé et le solde susceptible de l'être.

Effet sur la solvabilité

Un engagement significatif absent du bilan social n'échappe pas au bilan prudentiel. Sa valorisation comme passif éventuel pèse sur les fonds propres éligibles, ce qui se prépare avant la clôture et non après.

Points d'audit

Les questions à poser, et à documenter, lors d'une revue interne ou externe.

1. L'organisme dispose-t-il d'une procédure écrite de recensement des engagements donnés et reçus, et la liste est-elle arrêtée et attestée à chaque clôture ?
2. Chaque engagement porté au tableau est-il décrit dans l'annexe, avec sa nature, sa contrepartie, sa durée et sa méthode de valorisation ?
3. L'absence de provision est-elle motivée engagement par engagement, et cette motivation est-elle réexaminée à chaque clôture ?
4. Le tableau figurant dans les comptes publiés et celui remis au superviseur ont-ils été rapprochés, et les écarts expliqués ?
5. Le montant des valeurs remises en nantissement est-il rapproché de l'état détaillé des placements correspondants ?
6. Les engagements de retraite et avantages assimilés non provisionnés sont-ils évalués selon des hypothèses actuarielles explicites et mentionnés dans l'annexe ?
7. Les cautions et les garanties données ont-elles été examinées au regard de l'objet social de l'organisme et de la situation financière de leurs bénéficiaires ?